Der eine schläft, der andere kippelt mit dem Stuhl und wieder ein anderer löst entspannt ein Sudoku-Rätsel. Nein, wir befinden uns nicht in einer Schulklasse, sondern in einem Business-Meeting. Allgemein gelten diese eher als Zeitverschwendung und als notwendiges Übel. Jeder versucht auf seine Art, die Zeit möglichst schnell totzuschlagen.
Denn: Meetings sind zu lang, zu langweilig, zu einseitig und zu chaotisch!
Mögliche Hürden für erfolgreiche Meetings:
Ziel und Thema sind nicht definiert: Es muss von Anfang an klar sein, zu welchem Zweck ein Meeting durchgeführt wird. Er muss allen bekannt sein, die an einem Meeting teilnehmen. So können sich alle vorbereiten und sich eine Meinung bilden.
- Zeit: Meetings sind oft zu lang!
Lösung: Ablauf und Dauer müssen genau geregelt sein. Meetings sollten sich nicht unnötig lange hinziehen. Zwischen kleinen täglichen und wöchentlichen oder monatlichen Treffen muss unterschieden werden.
- Der Einstieg misslingt: Der Anfang entscheidet. Wenn direkt am Anfang das Interesse geweckt wird, sinkt die Gefahr, dass sich Mitarbeiter abwenden. Wer langweilig anfängt, hat keine Chance.
Lösung: Den Teilnehmern einen Überblick über den Ablauf des Meetings verschaffen mit Hilfe einer PowerPoint Präsentation.
- Wer redet? Entweder redet einer, alle oder keiner. Wenn der Chef ununterbrochen redet und sein Skript oder seine Präsentation einfach runterliest, ist das ermüdend. Spontanität und Abwechslung sind gefragt. Wenn alle etwas zu sagen haben, ist das Chaos nicht weit. Unterbrechungen und Durcheinanderreden verhindern jede zielgerichtete Kommunikation. Es kann jedoch auch sein, dass Mitarbeiter eingeschüchtert sind und sich nicht trauen, etwas zu sagen.
Lösung: Präsentationen mit einem Sprecher und Diskussionen sollten sich abwechseln.
- Fehlende Zusammenarbeit: Nur selten wird wirklich effektiv zusammengearbeitet. Oft gibt es von Anfang an Personen, die sich gegenseitig blockieren und vielleicht sogar streiten. Differenzen müssen schnell geklärt werden!
Lösung: Teamcoachings, in denen Probleme diskutiert und geklärt werden.
- Nicht nur reden, sondern handeln: Viel Geschwafel und zu viele Diskussionen verhindern, dass Themen geklärt und auch umgesetzt werden. Daher sollte jemand eingreifen, wenn von den geplanten Themen abgeschweift wird.
Lösung: Eine Liste machen, auf der anstehende Gesprächspunkte aufgeführt sind. Diese sollten bis zum nächsten Treffen abgearbeitet werden.Wenn die erledigt sind müssen diese als bearbeitet gekennzeichnet werden.
